Як відомо, дебіторська заборгованість – це сума заборгованості клієнтів, покупців, замовників підприємству на певну дату. А таких контрагентів, відповідно, іменують дебіторами.
Правильне управління Дт заборгованістю допоможе отримати оплату швидше і уникнути сумнівних боргів. Крім того, швидке отримання оплат по рахунках клієнтам допоможе підтримувати здоровий грошовий потік.
Грошовий потік для бізнесу – як кисень для людського організму, бізнес не зможе довго прожити без нього. Тож якщо ваш бізнес надає товари чи послуги клієнтам в кредит, то вам життєво необхідно мати процес ефективного управління Дт заборгованістю.
Виписуючи своїм клієнтам рахунки після надання послуг чи відвантаження товарів, ви ніби надаєте їм кредит, оскільки вам доводиться очікувати на оплату. В цьому є свої переваги. Коли ви даєте клієнтам час на оплату вже отриманих товарів чи послуг, ви полегшуєте їм здійснення покупки. Це підвищує продажі, але має й свої ризики: зменшення грошового потоку може призвести до неплатоспроможності, підвищити вразливість активів, що є критично важливими для бізнесу.
Правильне управління Дт заборгованістю є обов’язковим для міцного фінансового здоров’я будь-якого бізнесу. Цей процес є вирішальним у забезпеченні бізнесу достатнім операційним капіталом для реінвестування і зростання.
Управління Дт заборгованістю передбачає планування, аналіз, хорошу комунікацію і наявність суворих політик.
У компанії «Бізнес еволушн» контроль Дт заборгованості здійснюється в кількох напрямках: в управлінні проектами та в супроводі різних категорій клієнтів. Процес роботи з Дт заборгованістю описаний у форматі, яким ми успішно користуємось для всіх процесів компанії вже кілька років. Він включає такі пункти:
Продемонструємо послідовність дій у процесі роботи з Дт заборгованістю на прикладі корпоративного супроводу клієнтів:
Контроль Дт заборгованості здійснюється за допомогою зручного і візуально зрозумілого звіту «Дт заборгованість за терміном боргу». Кожен менеджер може зберегти індивідуальні налаштування звіту і користуватись ним щоденно.
Клієнт-менеджери відповідають за роботу з Дт заборгованістю ввірених їм клієнтів, а керівник групи супроводу корпоративних клієнтів контролює дотримання процедури.
1. Очікування оплати від клієнтів.
Для клієнтів, з тарифними пакетами «Бізнес 7», «Бізнес 12», «Бізнес 24» – оплата очікується від моменту виписки рахунку до 10 календарних днів з дати виписки рахунку; а для клієнтів, з тарифним пакетом «SLA» – від моменту виписки рахунку до 15 календарних днів з дати виписки рахунку.
2. Виникнення дебіторської заборгованості.
На 11(16) календарний день виникає дебіторська заборгованість і відбувається первинний контакт з клієнтом. Ведеться активна робота клієнт-менеджера з клієнтом, плануються і контролюються дати погашення заборгованості.
3. Виникнення протермінованої дебіторської заборгованості.
Якщо дебіторська заборгованість не погашена протягом 30 календарних днів з моменту виписки рахунку – така заборгованість вважається протермінованою. Клієнт-менеджер ініціює блокування робіт по відкритих задачах, тимчасове припинення обслуговування, передає проблемних клієнтів на опрацювання юрисконсульту.
Перед телефонним дзвінком/e-mail/особистою зустріччю/іншим контактом з клієнтом, у якого є заборгованість, клієнт-менеджер переглядає історію спілкування з цим контрагентом (за допомогою подій у картці контрагента), несплачений (-і) рахунок (-ки), а також формує «Аналіз виконаних робіт» по цьому контрагенту за період, по якому є заборгованість.
Клієнт-менеджер уточнює, чи клієнт отримав рахунок і коли планує його оплатити. Якщо клієнт не отримав документів, виясняється причина, вносяться зміни в процес, щоб подібні ситуації не виникали більше. Якщо, наприклад, документи не отримано через неправильну адресу, уточняється поштова адреса, адреса електронної пошти чи канал ЕДО, дані фіксуються в картці контрагента, документи надсилаються повторно. Після цього клієнт-менеджер пересвідчується, що документи були отримані та рахунки подані на оплату (телефонний дзвінок, повідомлення в месенджер).
Кожен крок фіксується відповідним записом в інформаційній системі. Наприклад, після контакту з клієнтом менеджер створює документ «Подія», де вказується ім’я відповідальної особи, ім’я контактної особи клієнта, дата телефонного дзвінка та результат розмови (дата обіцяної оплати, причина затримки з оплатою тощо).
Крім того, програмними засобами встановлюються нагадування для уточнення отримання документів на оплату, про дзвінок клієнту, чи надсилання електронного листа з проханням про оплату. Програма сама визначить, чи на певну дату була здійснена оплата рахунка. Якщо ні, наступного дня після дати обіцяної оплати, менеджер отримає нагадування про дзвінок клієнту.
Також в системі закладені шаблони електронних листів з проханням погасити заборгованість. Номери рахунків і суми заборгованостей підтягуються в лист автоматично. Можна налаштувати надсилання смс, чи повідомлення в інший месенджер – нагадування про несплачену Дт заборгованість.
Під час звернень клієнтів менеджери нагадують про заборгованість і просять її погасити.
Керівник групи супроводу корпоративних клієнтів перевіряє вчасність внесення документів «Подія» в інформаційну систему. Всі невідповідності фіксуються і за результатами ретроспективного аналізу в кінці місяця приймається рішення щодо застосування відповідного коефіцієнту для нарахування премії.
Одним із заходів уникнення Дт заборгованості є обов’язкова передоплата фіксованого тарифного плану на початку місяця супроводу.
Маючи власний процес менеджменту Дт заборгованості, ми допомагаємо нашим клієнтам побудувати ефективне управління дебіторкою в єдиному інформаційному середовищі. Зокрема, нами реалізована підсистема, яка дозволяє:
Отже, управління Дт заборгованістю є ключовим фактором ефективного грошового потоку бізнесу. Без надійної системи контролю Дт заборгованості ваші фінанси стають вразливими. Ви можете втратити момент, щоб отримати свої законно зароблені кошти, заборгованість перейде у розряд сумнівної, а потім ви змушені будете її списати через термін давності. Важливо не допускати цього!
Пам’ятайте, що ефективне управління Дт заборгованістю забезпечує значне зростання продажів, здоровий грошовий потік, прибутковість і стабільні операційні цикли. Звертайтесь в компанію «Бізнес еволушн» за детальнішою консультацією і автоматизацією цього важливого процесу.
Підготувала Вікторія Ганкевич, менеджер систем якості LLC “Business Evolution”
