Щоб зберегти компанії фінансово здоровими, бухгалтери користуються лише точними, фактичними даними. У блискавичному темпі цифрової ери ми не можемо дозволити собі чекати на оновлення або клацати по безлічі папок чи вкладок щоб знайти потрібну інформацію.

Для деяких власників малого бізнесу базове програмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку є єдиним рішенням, необхідним для того, щоб підтримувати фінансовий відділ підприємства. Однак більшість цих рішень в кращому випадку обмежені і не можуть йти в ногу з потребами великого або динамічно зростаючого підприємства.

В цілому, базове програмне забезпечення для бухгалтерського обліку зосереджено лише на одній конкретній частині вашого бізнесу, а саме: фінансовій звітності. Зазвичай це програмне забезпечення включає в себе такі сфери: 

· Дебіторська та кредиторська заборгованість

· Фінансова звітність

· Банк та каса

· Ведення журналу обліку доходів та витрат.

З іншого боку, ERP-система аналізує більш широко та всебічно як саме отримані бухгалтерські дані сприяють розвитку підприємства в цілому. Це працює, шляхом об’єднання всіх інформаційних даних та операцій в режимі реального часу за допомогою різних бізнес-процесів у єдине централізоване сховище даних, до якого ви можете отримати доступ у будь-який час. 

На додаток до всіх вищезгаданих функціональних можливостей, ERP також включає інструменти, які допоможуть вам досягти більш суворого контролю над такими процесами вашої компанії:

· Управління відносинами з клієнтами (CRM)

· Управління матеріально-технічним постачанням і збутом 

· Логістичне управління

· Управління виробництвом

· Управління фінансами

· Управління запасами

· Управління персоналом

· Стратегія електронної комерції (E-Commerce)

Якщо ви збираєтесь інвестувати в бухгалтерське програмне забезпечення, то варто шукати саме постачальника ERP, зосередившись на діяльності всіх підрозділів підприємства, а не лише на результатах одного відділу. 

Переваги ERP для бухгалтерського обліку

Тепер, коли ви трішки дізнались про переваги ERP систем над базовим програмним забезпеченням бухгалтерського обліку, вам, мабуть кортить дізнатись більше.  Можливо, вам цікаво які ще побажання щодо ERP систем ви б могли вказати своєму майбутньому постачальнику.

В будь-якому випадку давайте розглянемо кілька основних переваг ERP системи: 

1. Відображення даних в  режимі реального часу

ERP система відображає фінансовий стан вашої компанії в режимі реального часу. У свою чергу, ключові зацікавлені сторони можуть використовувати ці дані для прийняття важливих управлінських рішень.

Перегляд застарілих електронних таблиць, яким навіть кілька годин, може призвести до неточного або непроінформованого прийняття рішень, що може зашкодити загальній фінансовій стабільності вашої компанії. Для якісної роботи бухгалтера потрібно бачити найсвіжішу інформацію про діяльність підприємства. Отож, щоразу, коли вам знадобиться розгорнуті дані про стан підприємства, ви можете легко в них зануритись, щоб отримати вичерпну інформацію. Таким чином, ви можете:

· Контролювати витрати

· Збільшити дохід

· Підвищити рентабельність

Наявність оперативної інформації у ваших бухгалтерських записах дозволяє допомогти керівникам планувати кількість виробничих запасів, збільшити обсяги виробництва та спрямувати ваш бізнес на небачений раніше ріст.

2. Покращення точності інформаційних даних

Хоча базове програмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку пропонує певний ступінь автоматизації, тим не менш воно все ще потребує значної кількості ручного введення даних.

Кожен раз, коли ваші бухгалтери несуть відповідальність за введення вручну критично важливих даних, існує ризик людської помилки. Хоча ненавмисна помилка інколи може не завдати шкоди для іншого відділу, однак в бухгалтерському обліку ви не можете собі дозволити довільно змінювати цифри або пропустити десятковий знак чи заокруглення після коми.

3.  Надійніша звітність

Хоча деякі програмні рішення для бухгалтерського обліку дозволяють створювати основні фінансові звіти, вони в кращому випадку функціонально обмежені. Щонайбільше ви зможете генерувати стандартні галузеві документи, включаючи звіт про фінансовий результат та баланс. Натомість, програмне забезпечення ERP дозволяє користувачам створювати, завантажувати та ділитися багатьма різними видами звітів. Це допоможе вам пролити світло на фінансовий стан вашої компанії та продумати наступні управлінські кроки. Дана інформація є затребуваною для:

· Власників бізнесу

· Акціонерів

· Податкових та інших органів виконавчої влади

· Банківських установ

Ці зацікавлені сторони можуть використовувати отриману інформацію для прогнозування майбутніх грошових потоків. Також програма дає змогу проаналізувати потік клієнтів щоб провести контроль статусу замовлення чи для отримання звітів про прострочену дебіторську заборгованість. В той час, як базове програмне забезпечення не дає можливості поєднати та відобразити ці всі дані разом. Завдяки платформі ERP ви отримуєте більше, ніж просто фінансові звіти. Ви можете деталізовано ознайомитись з тим, як працюють ваші команди, кожен відділ, працівники разом та в цілому, допомагаючи вам керувати своїм бізнесом як можна ефективніше.

4. Підвищення автоматизації

Інвестиція в ERP-рішення із спеціальними бухгалтерськими функціями допомагає повністю автоматизувати певні фінансові завдання, які раніше виконувались лише вручну.  

Наприклад, ви можете налаштувати та об’єднати звіт по дебіторській заборгованості із звітом по кредиторській заборгованості та з звітом про рух грошових коштів. Таким чином, зміна в будь-якій складовій цього ланцюжка призведе до подальшої зміни в іншій.  

5.  Відсутнє дублювання бухгалтерських записів

Це не лише неефективно перемикатися між ERP-системою та іншим програмним забезпеченням для ведення обліку, а також неприємно коли вам потрібно постійно копіювати дані з однієї програми в іншу. Якщо вони залишаються окремими системами, вам доведеться виконати цей крок вручну. Однак, коли ви інвестуєте в сприятливе для бухгалтерського обліку технологічне бізнес рішення, про цю проблему можна повністю забути.

6. Корисні функції бізнес-аналітики 

Наскільки детальною, інтерактивною та багатофункціональною є ваша поточна фінансова ERP звітність? Однією з головних переваг ERP системи є деталізована бізнес аналітика. За допомогою лише декількох кліків ви можете досягти 360-градусного огляду фінансового стану підприємства. Діаграми та графіки візуально відображають ваші дані у креативному та зручному для користувача форматі, що сприяє розумнішому та швидшому прийняттю рішень. 

Ви також можете ефективно використовувати  параметри аналізу інформації в ERP системі для встановлення, набору та моніторингу ключових показників ефективності, щоб забезпечити виконання завдань, контролю ефективності процесів та працівників. Автоматичні сповіщення повідомлять вас про наявність події, яка може спричинити відхилення від цих KPI.

Наприклад, ви дізнаєтесь в режимі реального часу, якщо ваш бюджет скоро буде вичерпано або є непогашені платежі, що ще не затверджені.

7. Стандартизовані бізнес процеси

Якщо у вас відсутні стандарти, то вся компанія може зазнати негативних наслідків. Важливі рішення, наприклад, чи слід інвестувати в новий бізнес, вимагають своєчасних та точних даних. Доступ до цих записів набагато швидший, коли існують спрощені та стандартизовані фінансові процеси.

Завдяки ERP-рішенню вам не доведеться турбуватися про ручну передачу даних з однієї комп’ютерної системи в іншу. Усі ваші дані знаходяться прямо на центральній інформаційній панелі для вашого зручного перегляду. Крім того, більшість ваших бухгалтерських завдань, включаючи контроль за дотриманням встановлених норм і правил автоматизовані саме для вас.

8. Співпраця між підрозділами

Ваша бухгалтерія не повинна працювати ізольовано. Бухгалтери вимагають спілкування та співпраці з іншими відділами, щоб забезпечити роботу всієї вашої інфраструктури як слід. ERP рішення забезпечує таке співробітництво, дозволяючи всім командам отримати доступ до однієї централізованої бази даних. 

Ця база даних зазвичай включає інформацію, що стосується таких областей:

· Управління персоналом

· Управління відносинами з клієнтами (CRM)

· Продажі

· Маркетинг

· Логістика

· Та інші

Коли оновлення кожної з цих областей відображаються в одному місці, ключові зацікавлені сторони завжди знають справжній стан речей та володіють однаковою інформацією. Все прозоро, чітко та зрозуміло, тому ризик пропустити важливу інформацію мінімізовано. 

Якщо ваш бізнес щодня оперує великим обсягом даних з різних відділів та підрозділів, то лише ERP-система може консолідувати та відображати в одній центральній базі всі дані, щоб рухати вашою компанією вперед.

Що ви можете зробити з даними в режимі реального часу?

При впровадженні ERP-системи ви отримаєте миттєвий доступ до даних у режимі реального часу. Це дозволяє миттєво користуватись інформацією та швидко реагувати. 

Демонструємо вам лише кілька з можливих переваг:

· Приймайте швидші, перспективні бізнес-рішення

· Підвищуйте точність бізнес-прогнозів та цілей на майбутнє

· Оцінюйте ефективність бізнесу з різних точок (наприклад, місце розташування, проект, відділ, замовник, постачальник, тощо)

· Зробіть аналіз ваших фінансових показників (наприклад, проаналізуйте грошовий потік, дохід, активи, витрати)

· Швидше виявляйте шахрайство та можливі помилки в записах

· Створюйте повні, сучасні, інтерактивні звіти

Дізнайтеся більше як ERP допоможе бухгалтерському обліку

Впровадження функціоналу ERP систем для вашої бухгалтерії – це не просто маленька бізнес ініціатива – це перехід від неточного, недалекоглядного бухгалтерського обліку до фінансової стабільності та постійного зростання. ERP система демонструє повну картину вашого бізнесу, яка так необхідна для осіб, що постійно приймають рішення. 

Якщо ваша ERP команда готова дізнатися більше про ERP рішення, ми завжди будемо раді вам допомогти та відповісти на всі ваші питання. Ми- команда ERP-консультантів, які володіють грунтовними знаннями, навиками та досвідом.  Ми допоможемо вам повністю оцінити функціонал ERP-систем.